Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11 octobre 2026
VehiGest est un service en ligne de réservation et de suivi des véhicules de service, proposé à des entreprises, établissements et collectivités (les « organisations clientes »). Cette page explique quelles données personnelles sont traitées, pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits.
1. Qui est responsable de vos données ?
Données des utilisateurs d'une organisation (conducteurs, gestionnaires, administrateurs) : l'organisation cliente qui vous a ouvert un compte décide de l'usage du service ; elle est responsable du traitement. VehiGest agit pour son compte, comme sous-traitant au sens du RGPD (article 28), et n'utilise ces données que pour fournir le service.
Données des clients et prospects (contact commercial, facturation, visiteurs du site vehigest.fr) : l'éditeur de VehiGest est responsable du traitement.
Éditeur : Sylvain TOUKAM (EI), nom commercial Keros Applis, 5, route d'Issenheim, 68500 Guebwiller — [email protected].
2. Données traitées
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Identité et compte | Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, rôle, site de rattachement. Les mots de passe et codes PIN sont stockés uniquement sous forme chiffrée irréversible (hachage). |
| Connexion et sécurité | Date de dernière connexion, sessions actives (appareil, navigateur, adresse IP), tentatives échouées, journal des actions (qui a fait quoi et quand, avec l'adresse IP). |
| Connexion via Microsoft ou Google | Si votre organisation l'active : identifiant technique de votre compte Microsoft ou Google, nom et e-mail. Votre mot de passe Microsoft ou Google n'est jamais transmis à VehiGest. |
| Utilisation des véhicules | Réservations (dates, motif, destination), kilométrage et niveau de carburant au départ et au retour, remarques, photos du véhicule si votre organisation active ce module, validations par un responsable. |
| Notifications | Identifiant technique de votre navigateur ou appareil, si vous acceptez les notifications. |
| Facturation (organisations) | Nom de l'organisation, contact de facturation, historique d'abonnement. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez Stripe et ne transitent pas par VehiGest. |
VehiGest ne collecte aucune donnée de géolocalisation et ne fait aucun profilage publicitaire.
3. Pourquoi ces données sont utilisées
- Fournir le service : réserver un véhicule, enregistrer les départs et retours, permettre la validation par un responsable (exécution du contrat avec l'organisation cliente).
- Sécuriser les comptes et le service : authentification, détection des abus, journal des actions (intérêt légitime et obligation de sécurité).
- Envoyer les e-mails et notifications liés au service : lien de connexion, rappels de réservation, alertes (exécution du contrat).
- Facturer l'abonnement des organisations (exécution du contrat, obligations comptables).
4. Durées de conservation
- Compte utilisateur : tant qu'il est actif dans l'organisation ; supprimé ou anonymisé à la demande de l'organisation.
- Historique des réservations : selon le choix de l'organisation cliente, pendant la durée de l'abonnement.
- Journal des actions et adresses IP : 180 jours, puis suppression automatique.
- Liens de connexion par e-mail : valables 15 minutes, supprimés automatiquement.
- Sauvegardes : copies chiffrées conservées 14 jours.
- Fin d'abonnement : les données de l'organisation sont restituées sur demande puis supprimées dans un délai de 90 jours.
- Données de facturation : 10 ans (obligation légale comptable).
5. Où sont les données et qui y a accès
Les données sont hébergées en France, sur un serveur exploité par l'éditeur. Chaque organisation dispose de sa propre base de données, séparée de celles des autres organisations.
Seuls les utilisateurs autorisés de votre organisation, selon leur rôle, et l'éditeur pour la maintenance et le support, y ont accès. Les prestataires suivants interviennent pour des fonctions précises :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Diffusion sécurisée du site, protection contre les attaques | Réseau mondial, société américaine |
| Brevo | Envoi des e-mails du service | France / Union européenne |
| Stripe | Paiement des abonnements | Union européenne et États-Unis |
| Microsoft / Google | Connexion avec un compte Microsoft ou Google, seulement si votre organisation l'active | Union européenne et États-Unis |
| Google Firebase | Acheminement des notifications sur navigateur et mobile | Union européenne et États-Unis |
Lorsque des données peuvent être traitées hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Aucune donnée n'est vendue ni louée.
6. Cookies et stockage local
VehiGest n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. L'application enregistre seulement, dans votre navigateur, les éléments strictement nécessaires à son fonctionnement (jeton de session, préférences d'affichage). Cloudflare peut déposer un cookie technique de sécurité pour distinguer les visiteurs humains des robots. Ces éléments ne nécessitent pas de consentement.
7. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe et codes PIN hachés, verrouillage après plusieurs échecs, double authentification possible, séparation des données de chaque organisation, sauvegardes quotidiennes, accès d'administration restreint.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.
- Si vous utilisez VehiGest via votre employeur ou votre établissement, adressez-vous d'abord à son administrateur : c'est lui qui gère votre compte. VehiGest l'aidera à répondre.
- Pour toute autre demande, ou si vous ne parvenez pas à joindre votre organisation : [email protected].
Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.
9. Modifications
Cette politique peut évoluer ; la date de mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, les administrateurs des organisations clientes sont prévenus par e-mail.